Gegevensvoorziening

 

Informatiepiramide

De informatiepiramide kent drie niveaus: - Strategisch - Tactisch - Operationeel

Elk onderdeel van deze piramide heeft belang bij andere informatie. Bij het strategisch niveau staat de differentiatiestrategie centraal, het management van Vlak en Strak BV probeert zich aan de hand van deze strategie te onderscheiden van haar concurrenten op de markt. Daarnaast wordt er op strategisch niveau ook gekeken naar de lange termijn planning.

Op tactisch niveau kijkt Vlak en Strak BV naar de vindbaarheid van de website, hoeveel gebruik er van wordt gemaakt en of er aanvragen via de mail zijn binnen gekomen. Daarnaast wordt er op het tactische niveau ook gekeken naar de middellange termijn planning. Onder deze middellange termijn planning vallen bijvoorbeeld de trainingen voor het personeel.

Op operationeel niveau wordt er gekeken naar de voorraad dakkappelen, de bezettingsgraad van de 3D-printers en het aantal bezoeken dat er gepland staan. Daarnaast wordt er op het operationele niveau ook gekeken naar de korte termijn planning, dit heeft voornamelijk te maken met de productie.

Vlak & Strak BV kan inspelen op de trends en ontwikkelingen door goed om zich heen te blijven kijken. Dit gebeurt vooral op tactisch en strategisch niveau, operationeel niveau houdt zich voornamelijk bezig met dagelijkse activiteiten. Door ook veel te investeren in R&D, waarbij gekeken wordt naar innovatie kan Vlak en Strak BV inspelen op de omgeving. Als er namelijk iets in de branche gebeurt, op de markt of op innovatie gebied wordt het opgepakt. Door te werken met mensen die weten hoe ze met verschillende soorten trends om te gaan, kunnen we inspelen op deze veranderingen en toewerken naar het gewenste resultaat.

 

ADOF model

Het model dat hiernaast staat afgebeeld, wordt gebruikt om de effectiviteit van een website te meten. Dit model staat bekend als het ADOF model, deze afkorting staat voor Accessibility, Design, Offer & Fulfilment. Het model is ontwikkeld door Huizingh. Alle factoren van het ADOF model worden hieronder uitgelegd en vervolgens toegepast op de website van Vlak en Strak BV.

De eerste factor van het ADOF model is de Accessibility, hierbij wordt gekeken naar de toegankelijkheid van de website. De website moet namelijk voor iedereen te vinden zijn. Maar er wordt bijvoorbeeld ook gekeken naar de laad snelheid van de pagina’s, hierbij is uit onderzoek gebleken dat het laden van een pagina maximaal vier seconden mag duren. De website van Vlak en Strak BV is opgezet bij een gratis website host, en daarom minder goed te vinden via zoekmachines zoals Google of Yahoo. De pagina’s van Vlak en Strak BV laden echter wel in minder dan vier seconden.

De tweede factor van het ADOF model is het Design. Dit omvat de gebruiksvriendelijkheid, structuur, actualiteit en de inhoud van de website. Voor een bezoeker is de aantrekkelijkheid van een website dus van belang, een goede uitstraling kan voorkomen dat een bezoeker afhaakt. Er hoeft maar iets aan de website te mankeren en de klanten gaan naar een andere website. De website van Vlak en Strak BV ziet er dankzij het standaard template aantrekkelijk uit. De klant weet dankzij duidelijke kopjes wat waar te vinden is. Daarnaast is de inhoud van de website zeer actueel, en wordt dit ook zo gehouden.

De derde factor van het ADOF model is Offer. Dit slaat op het aanbod dat op de site gedaan wordt. Maar bijvoorbeeld ook of de website een webshop heeft waar eenvoudig afgerekend kan worden. De website van Vlak en Strak BV biedt een zeer innovatief product voor een redelijke prijs. Er kan op de website een afspraak worden gemaakt, door te mailen naar vlakenstrakbv@outlook.com, Vlak en Strak BV komt bij u thuis langs met een smartbril en informatie over de service en leveringsvoorwaarden.

De vierde en laatste factor van het ADOF model is de Fulfilment. Dit betreft het nakomen van alle beloftes die op de website staan. Fulfilment vereist een vlekkeloos werkende organisatie achter de website, die ervoor zorgt dat de klant het product ook daadwerkelijk krijgt. Het omvat het volledige bedrijfsproces na de transactie, van betaling tot en met de aflevering, met de benodigde informatie hierover voor de klant. Vlak en Strak BV stuurt elke klant die een afspraak heeft gemaakt direct een e-mail waarin bevestigd wordt wanneer er iemand langs komt. Tijdens deze afspraak worden alle mogelijke dakkapellen besproken en de bijbehorende leveringsvoorwaarden aan de klant voorgelegd. Na het gesprek krijgt de klant nogmaals een mail waarin staat wanneer er geleverd wordt en de prijs van het/de product(en).

 

Kwaliteit

Een goede kwaliteit afleveren is een van onze speerpunten. Om een hoge kwaliteit te halen en te waarborgen. Om onze kwaliteit integraal in te voeren hebben is er bij Klusbedrijf Vlak & Strak een integraal kwaliteitsbeleid ingevoerd.

De doelstellingen van de onderneming en de wegen ernaartoe zijn in het kwaliteitsbeleid vastgelegd. Een voorbeeld hiervan is onze eisen aan het blijven scholen van personeel op basis van innovatie. Om dit te bereiken willen we de werknemers ieder kwartaal voorlichten over de mogelijkheden om te leren en veel verschillende maar ook bruikbare opleidingen en cursussen aan te bieden. Verder gaat het kwaliteitsbeleid ook in op andere belangrijke onderwerken, zoals de kwaliteit van levertijd, doorlooptijd, producten, service, procedures en investeringen.

Het ingevoerde kwaliteitssysteem wordt ook gecontroleerd door middel van kwaliteitsborging. Binnen Vlak & Strak is er een kwaliteitsteam aanwezig die audits uitvoert, systematische en onafhankelijke onderzoeken om vast te stellen of de kwaliteitsactiviteiten en resultaten overeenkomen met het kwaliteitshandboek. Door actief bezig te zijn met de PDCA-cyclus en het INK-model, die bij al onze medewerkers bekend is, kunnen wij de dagelijkse kwaliteit ook goed waarborgen. PDCA staat voor Plan, Do, Check en Act. Het zorgt voor sneller verbeteren, leren en zo nodig veranderen. Het INK-model is gebaseerd op vijf kenmerken: leiderschap, vertrouwen, samenwerking, resultaat en continu verbeteren en vernieuwen.

Klusbedrijf Vlak & Strak wil zich ook onderscheiden op gebied van MVO. De producten die wij gebruiken willen we graag hergebruiken en we maken ook gebruik van duurzame energie. Zo draaien onze printers 100% op onze eigen zonnepanelen en gebruiken we duurzame lampen in het gebouw. Ook voelen wij ons echt verbonden met de regio en geven we graag wat terug aan haar bewoners.

We leveren kwaliteit vooral voor u, de klant. Om de kwaliteit te meten van de geleverde en de geïnstalleerde producten, vragen wij al onze klanten een consumentenenquête in te laten vullen. We richten ons hierbij tot enkele hoofdonderwerpen: Kwaliteit, Nakomen van afspraken, Prijs, Service en Klantgerichtheid van de leverende organisatie.

Electronic Commerce

E-Business omvat zowel het kopen en verkopen van producten en diensten als de service levering naar klanten. E-Business is dus uitgebreider dan e-commerce. Het extra wat E-Business heeft is de service die Vlak&Strak levert. Vlak&Strak is werkzaam op de business-to-consumer markt. Vlak&Strak helpt de consument tijdens het kiezen van de gewenste dakkapel. De consument wordt geholpen met de VR-bril en verder ook geholpen tijdens het proces van het kiezen. De service van Vlak&Strak eindigt niet na het plaatsen van de dakkapel. Als er iets mis is met de gekozen dakkapel komen we langs om te kijken hoe we het probleem kunnen oplossen. We komen binnen drie werkdagen langs en kijken hoe het kan worden verholpen. Als het gaat om een lekkage komen we die zelfde dag nog langs. Als het probleem zich binnen een jaar voordoet, hoeft de consument deze kosten niet te betalen en de consument kan ons altijd bereiken als die vragen heeft. De consumenten kunnen via de website hun klachten melden. Ook kunnen consumenten via de website een afspraak inplannen. Vlak&Strak laat zien wanneer ze beschikbaar zijn en kun je naar eigen voorkeur een datum uitkiezen. Om een afspraak te kunnen plannen moet de consument wel eerst een account aanmaken om in te kunnen loggen. Vlak&Strak accepteert de afspraak en stuurt de verdere gegevens naar de consument.

Big Data & Marketing intelligence

 Zodra een bedrijf gebruikt maakt van een of meer datasets die te groot zijn voor de standaard databasemanagementsystemen, spreekt men van big data. Dit is voor Vlak en Strak BV dan ook het geval. Doordat Vlak en Strak BV werkt met big data kunnen de grote en complexe datasets beter worden geanalyseerd. Daarnaast zullen er veel gegevens opgeslagen moeten worden en dankzij deze big data is het makkelijker om aan de hand van queries binnen deze datasets gegevens op te zoeken.

Bij marketing intelligence wordt er gekeken naar vier fases. De 4 fases staan hiernaast afgebeeld. Hierbij worden gegevens en informatie over het bedrijf, de markt en de klant omgezet naar activiteiten. 

De gegevens die Vlak en Strak BV tot haar beschikking heeft worden opgeslagen in het ERP-systeem. Klanten kunnen op de website van Vlak en Strak BV een account aanmaken, dit account zal worden gekoppeld aan het email adres van de klant. Deze klanten zullen twee keer per jaar een enquête ontvangen over de klanttevredenheid. Dankzij deze informatie kunnen sterkte en zwakke punten geanalyseerd worden, waarna de zwakke punten verbeterd kunnen worden. Vlak en Strak BV probeert op deze manier meer te weten te komen over haar verbeterpunten en de wensen en behoeften van haar klanten. Zo kan hier beter op worden ingespeeld.

 

Informatiesystemen

Hieronder is het spinmodel te zien. Dit model geeft duidelijk weer waar een informatiesysteem allemaal om draait. Wij, Klusbedrijf Vlak & Strak, werken met het ERP-systeem VisionPlanner. Ons bedrijf kent geen eilandautomatisering meer, maar één systeem waar alle afdelingen in werken.

Een ERP-systeem is een systeem waarbinnen middelen, mensen en procedures worden ingezet voor de verwerking van invoergegevens en bestaande gegevens uit aanwezige gegevensverzamelingen tot gewenste uitvoergegevens. Op deze manier geloven we dan ook onze klanten het beste van dienst te kunnen zijn.

De invoergegevens worden bij ons bedrijf gevormd door de gegevens die we nodig hebben bij of voor bestellingen. Om de klant een volgende keer zo goed mogelijk van dienst te zijn, wordt er in het systeem ook de gegevens overzichtelijk verzameld. De verwerking van gegevens houdt zowel het vastleggen als opstellen van gegevens in. Wat hierbij voor ons belangrijk was, was dat er een mogelijkheid tot functiescheiding in het systeem moest zijn. Op deze manier kunnen alleen het bevoegde personeel bepaalde gegevens aanpassen of bekijken. De uitvoergegevens moeten natuurlijk betrouwbaar zijn. De geregistreerde ordes, vraagprognoses en afzetoverzichten kunnen met behulp van VisionPlanner ons snel van juiste en gevraagde informatie voorzien.

Het systeem zou echter niet optimaal werken zonder onze medewerkers en hulpmiddelen. Het komt vaak voor dat medewerkers met behulp van de genoemde hulpmiddelen gegevens verwerken. Door te zorgen dat de medewerkers goed op de hoogte zijn van de werking van het systeem en beschikking hebben over de nodige hulpmiddelen, werkt VisionPlanner voor ons zeer goed.

De procedures en programma’s die rondom het ERP-systeem. Het systeem werkt op een gesloten bedrijfsnetwerk. Dit betekend dat met behulp van een gebruikersnaam en wachtwoord moet inloggen, voordat men toegang krijgt tot het systeem. Naast een toegangsprocedure is er ook beveiliging van het systeem door middel van bijvoorbeeld invoerprocedures. Ook vinden wij bescherming van privé-gevoelige informatie horen bij beveiliging, ook hiervoor is er een toegangsprocedure.

 

Queries

Ten eerste wat is een querie, een querie biedt een gebruiker de mogelijkheid om uit een database informatie te halen, zonder hiervoor door honderden of soms wel duizenden gegevens door te zoeken.

Binnen de processen productie , inkoopproces, behandeling verkooporders , …. , …. , ….  zijn verschillende gegevensbehoeften. Om een duidelijk beeld te schetsen van de benodigde gegevens per proces worden ze hieronder een voor een behandeld.

Binnen het productie proces is het van belang dat er informatie is over: - Ingekochte productie voorraden - Aantal verkooporders

Entiteiten relatie diagram (ERD)

De onderstaande tabel bevat de bestanden en gegevens die in de database moeten worden opgeslagen, gegevens die zijn onderstreept vormen de sleutels.

Bestanden

Gegevens

KLANTEN: klantnummer, naam, adres, postcode, plaats, huisnummer, telefoonnummer

PRODUCTEN: productnummer, omschrijving, prijs

MEDEWERKERS: medewerkersnummer, naam, functie, adres, postcode, plaats, telefoonnummer, e-mail adres, salaris

VERKOOPORDERS: ordernummer, klantnummer, medewerkersnummer, orderdatum, leveringsdatum, orderbedrag,

ORDERREGELS: ordernummer, productnummer, medewerkersnummer, klantnummer, leveringsdatum

FACTUREN: factuurnummer, ordernummer, factuurdatum, factuurbedrag

BETALINGEN: factuurnummer, betalingsdatum, factuurbedrag

 

Doordat een database een samenhangend geheel is, staat hieronder het gegevensstructuurdiagram afgebeeld. Hierin zijn de relaties tussen de bestanden zichtbaar, er zijn drie soorten relaties mogelijk namelijk:

  1. 1 op 1 relatie: Dit houdt in dat bijvoorbeeld een order een factuur heeft en een factuur een order. Dit wordt afgebeeld door enkele pijlen tussen de bestanden.
  2. 1 op n-relatie: Dit houdt in dat bijvoorbeeld een medewerker meerdere verkooporders kan afsluiten. Dit wordt afgebeeld door een enkele pijl en een dubbele pijl tussen de bestanden.
  3. n-op-m-relatie: Dit houdt in dat bijvoorbeeld een verkooporder een of meer producten bevat, maar deze producten kunnen ook op meerdere verkooporders staan. Dit wordt afgebeeld door twee dubbele pijlen tussen de bestanden.

 

Toekomst en innovatie

Innovatie is voor ons heel erg belangrijk, wij zijn op dit gebied een voorloper als we ons vergelijken met de concurrenten. Voor Klusbedrijf Vlak& Strak zal er dus veel geïnvesteerd worden in R&D. Op deze manier kunnen wij onze klant niet alleen nu maar ook in de toekomst innovatie bieden.

 

Onze verwachtingen zijn dat er in de toekomst betere VR-brillen in omloop komen. Op deze manier kan de klant alles nog “echter” beleven. Ook verwachten wij snellere printers, die niet alleen kunnen zorgen voor een snellere productie, maar mogelijk ook voor dakkapellen van nog meer verschillende materialen of zelfs combinaties hiervan. Klusbedrijf kan hierdoor in de toekomst naar alle waarschijnlijkheid steeds meer diversiteit bieden en een nog betere kwaliteit.

 

Als we nog verder vooruit kijken zien we mogelijk nog innovatievere manieren om onze service te bieden. Een dakkapel in 48-uur bijvoorbeeld, waarbij de printer meegaat naar de consument om te zorgen dat er na de keuze meteen op locatie geprint kan worden. Het is hierbij ook meteen een extra ervaring, je dakkapel wordt voor je neus geprint! Ook richten we ons op de mogelijkheden met drones. Momenteel moeten dakkapellen met grote machines de lucht in worden geholpen, mogelijk kan dit ooit worden overgenomen door deze vliegers.

 

Kortom, Klusbedrijf Vlak & Strak investeert veel in innovatie. Met onze open blik kijken we vooral voor de klant: hoe wordt het product en het assortiment beter en op welke manier kunnen we de ervaring nog leuker maken? Wij zitten dus niet stil, innovatie is onze toekomst.

 

Toekomstscenario’s

 Scenario 1: Technologie

In de toekomst zullen de ‘’Virtual reality’’ brillen meer gebruikt worden door ondernemers in de bouw. Zo zouden ook de andere bouwbedrijven die dakkapellen produceren deze brillen in gebruik kunnen nemen. Vlak en Strak BV moet deze concurrenten voor blijven door goede ontwikkelingen te voeren op dit gebied. Zo zou het bij Vlak en Strak BV eenvoudiger moeten zijn om een dakkapel met verschillende materialen te ontdekken door de bril. En het proces van een keuze maken d.m.v. de bril en het plaatsen van de dakkapel zou in de toekomst versnelt moeten worden, bijvoorbeeld door de dakkapellen ter plekke te printen zodat deze snel geplaatst kunnen worden. Door deze ontwikkelingen zal Vlak en Strak BV de concurrentie voor blijven.

 

Scenario 2: Milieu

Het milieu is erg belangrijker in de wereld, duurzaam ondernemen wordt steeds belangrijker in de maatschappij zodat we de kwaliteit van de aarde waarborgen. Doordat Vlak en Strak BV de dakkapellen veelal van kunststof maakt, is het bedrijf erg afhankelijk van de leveranciers voor dit materiaal. Doordat de milieueisen aangesterkt zullen worden, zullen de leveranciers van kunststof ook aan strengere eisen moeten voldoen. De productie van kunststof is immers niet milieuvriendelijk. Hierdoor is het waarschijnlijk dat de prijs van kunststof enorm zal stijgen. Dit is dus van enorme invloed op het bedrijf Vlak en Strak BV. Daarom is het belangrijk dat Vlak en Strak BV zich nu al ontwikkeld met de bouw van houten dakkapellen, zodat dit een goed alternatief wordt voor de toekomst.

 

Scenario 3: Demografie

Doordat de bevolking vergrijsd kan het zijn dat de vraag naar appartementen zal stijgen. Hierdoor zal de vraag naar woningen waarbij een dakkapel geplaatst zou kunnen worden verminderen. De dakkapellen die Vlak en Strak BV ontwikkeld zijn namelijk uitsluitend voor ‘’normale’’ woningen en niet voor appartementen. Dit zou een probleem kunnen zijn voor Vlak en Strak BV. Het is daarom aan te raden om een ander soort dakkapel te ontwikkelen wat ook kan worden toegepast op een appartement. Dus een uitbreiding van het assortiment waarbij meer onderscheid wordt gemaakt tussen verschillende soorten woningen/appartementen.

 

Projectplan nieuw in te voeren ERP-systeem

Aangezien Vlak en Strak BV een snelgroeiende onderneming is, is een goed ERP-systeem erg belangrijk. Vlak en Strak BV heeft de ambitie om te gaan werken met Windows Navision. Om dit ERP-systeem in te voeren moeten een aantal belangrijke procedures worden doorlopen.

Het beoogde resultaat wordt SMART geformuleerd. Er wordt dus gekeken naar specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.
- Specifiek: Wat willen we bereiken? We willen zorgen dat Vlak en Strak BV eenvoudig te werk kan gaan met een goed ERP-systeem. De financiële gegevens moeten eenvoudig in te voeren zijn en er moeten duidelijke financiële resultaten uitkomen, waardoor het management het bedrijf optimaal zal kunnen leiden en alle risico’s beheerst kunnen worden.
- Meetbaar: De startsituatie waar het bedrijf nu in verkeerd is de nulmeting. Er moeten duidelijke doelen worden gesteld over waar het bedrijf wil staan na de invoering van het ERP-systeem.
- Acceptabel: Is er voldoende draagvlak voor het systeem, is iedereen er mee eens dat het moet gebeuren? Alle medewerkers binnen Vlak en Strak BV moeten er mee instemmen om met het nieuwe systeem te gaan werken.
- Realistisch: Is het doel haalbaar? Het doel is zeker haalbaar, Navision is eenvoudig aan te schaffen en het kan eenvoudig geïnstalleerd worden. Al moeten er wel voldoende financiële middelen aanwezig zijn om het systeem aan te kunnen schaffen.
- Tijdgebonden: Is het voor de korte of langere termijn? Wanneer de middelen aanwezig zijn is het aan te raden om het systeem zo snel mogelijk aan te schaffen. In dat geval is het dus een project voor de korte termijn.

De betrokkenen bij het nieuw in te voeren ERP-systeem zijn uiteraard alle medewerkers van Vlak en Strak BV. Het heeft dus best een grote impact op het bedrijf.

Uiteindelijk zal Vlak en Strak BV op het financiële gebied eenvoudig de gegevens kunnen invoeren en het management zou makkelijk de risico’s voor de bedrijfsvoering kunnen beheersen. Dit is erg belangrijk voor een bedrijf als Vlak en Strak BV aangezien het een snelgroeiende onderneming is. Het is belangrijk dat alle financiële resultaten eenvoudig vergeleken kunnen worden.

Voor de fases waarin Navision zal worden ingevoerd hangt het ervan af of het een project voor de korte of langere termijn is. Zoals eerder aangegeven is het aan te raden om het zo snel mogelijk in te voeren. Wanneer dit daadwerkelijk het geval is, zal er gelijk contact moeten worden gelegd met het Navision. Om de procedures te volgen voor het invoeren van het systeem.

Het is belangrijk dat er een goede planning aanwezig is. De bedrijfsvoering van Vlak en Strak BV kan uiteraard niet worden stopgezet. Het is dus belangrijk om snel te kunnen schakelen.

Het management heeft uitsluitend de bevoegdheid over het nieuw in te voeren ERP-systeem. Ook dragen zij de verantwoordelijkheid. Zij moeten dus zorgen dat de procedure van het invoeren soepel verloopt en dat het de bedrijfsvoering niet in gevaar brengt.

Tijdens de invoering van het nieuwe systeem is het belangrijk dat de communicatie naar de medewerkers goed is. Via een algemene mail moeten alle medewerkers geïnformeerd worden over het feit dat er een nieuw ERP-systeem ingevoerd gaat worden. Ook moet er worden aangegeven welke procedures de medewerkers kunnen volgen voor de overgang van het oude naar het nieuwe systeem. De kosten voor het invoeren van het nieuwe systeem worden aangemerkt als projectkosten. Hiervoor wordt voor de invoering een voorcalculatie gemaakt en deze wordt na het project vergeleken met de nacalculatie.

De kwaliteit van het nieuwe systeem moet uiteraard gewaarborgd worden, dit gebeurt door de afdeling kwaliteitsbeheer. Het is belangrijk dat het nieuwe systeem voldoet aan de verwachtingen en dat het uiteindelijk goed werkt, zonder dat er belangrijke informatie verloren gaat.

Uiteraard zouden dit wel kunnen gebeuren, dat belangrijke informatie van een order niet opgeslagen wordt en verloren gaat. Wanneer dit dreigt te gebeuren is de afdeling kwaliteitsbeheer hier verantwoordelijk voor. Het is belangrijk om de risico’s te kennen zodat er alert kan worden gereageerd en de nodige maatregelen genomen kunnen worden.